Dienstverlening

De dienstverlening van AdviPlan bestaat uit drie onderdelen; administratief & financieel beheer, bestuurlijk beheer en technisch beheer. Per onderdeel geven we de werkzaamheden van AdviPlan weer.



Administratief en Financieel Beheer

Algemene administratie

Het verzorgen van de administratie van de VvE conform het reglement van de VvE door:

het bijhouden van het eigenaren- en gebruikersregister;
het bijhouden van de wijzigingen in de inschrijving van de VvE in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel;
het verwerken van eigendomsoverdrachten;
het archiveren van alle administratieve stukken van de VvE;
het aan individuele leden beschikbaar stellen van VvE-gegevens middels de software van Twinq.

Technische administratie

Het opstellen en laten uitvoeren van onderhoudscontracten.
Het aannemen van door eigenaren geconstateerde gebreken en klachten.
Het zelfstandig opstellen en verstrekken van opdrachten voor afhandeling van kleine klachten en reparaties binnen het kader van de door de VvE voor die werkzaamheden vastgestelde budgetten.
De zorg voor verzekeringen wat betreft schade-afhandeling; dit betreft het aannemen van schades en het voeren van correspondentie met de verzekeraar. Buiten deze werkzaamheden vallen o.a. de kosten voor het inschakelen van externe adviseurs, taxateurs en juristen alsmede het ter plaatse opnemen van schades.
Het in de loop der jaren vastleggen van het complex m.b.v. van plattegronden en geveltekeningen en het aanleggen van een fotoarchief (geen actieve verplichting).

Financiële administratie

Het beheren van een op naam van de VvE gestelde bank- en spaarrekening.
Het administreren en incasseren op deze bankrekening van de maandelijkse bijdrage d.m.v. een automatische incasso-opdracht van de afzonderlijke leden.
Het signaleren van optredende betalingsachterstanden en het versturen van betalingsherinneringen.
Het beoordelen van inkomende facturen.
Het controleren en betalen van vaste onderhoudscontracten.
Het doen van betalingen aan crediteuren via de bankrekening van de VvE.
Inzicht geven in de financiële administratie voor bestuur en kascommissie middels de software van Twinq.
Het verzorgen van de jaarstukken, balans en exploitatierekening.
Verantwoording van bescheiden en stukken voor de jaarlijkse controle door de kascommissie van de VvE.
Opgave aandeel reservefonds aan de eigenaren ten behoeve van de Belastingdienst.
Het opstellen van een jaarlijkse begroting in overleg met het bestuur, incl. een overzicht van de ledenbijdragen.
Het indien gewenst ter vergadering toelichten van de begroting.
Het verzorgen van de afrekening betreffende de individuele bijdrage bij verkoop van een appartement.
Het in de loop der jaren vastleggen van het complex m.b.v. van plattegronden en geveltekeningen en het aanleggen van een fotoarchief (geen actieve verplichting).



Bestuurlijk Beheer

Algemeen

Het ondersteunen en adviseren van het bestuur van de VvE, waarbij wij viermaal per jaar overleg voeren met het bestuur over alle lopende en nog te verwachten verenigingszaken.
Het beantwoorden van vragen van de afzonderlijke leden over verenigingszaken en de telefoongesprekken en (e-mail)correspondentie ter zake.

Algemene ledenvergadering

Het eenmaal per jaar organiseren van de jaarlijkse algemene ledenvergadering. Daarbij gaan wij ervan uit dat het voorzitterschap bij een van de leden berust.
Het bestuur van de VvE is daarbij onze contactpersoon.
De werkzaamheden bestaan uit:
- - - het opstellen van de agenda tijdens een vooroverleg met het bestuur (één van de vier overleggen per jaar);
    - het vastleggen van zaalruimte excl. de kosten voor zaalhuur;
    - het verzorgen van de uitnodiging evenals het verzorgen van de volmachten;
    - het opstellen van de presentielijst;
    - het bijwonen van de vergadering en het toezien op een correct verloop;
    - het ter vergadering toelichten van reserveringen, balans en exploitatierekening;
    - het ter vergadering toelichten van de begroting en ledenbijdrage;
    - het opmaken, uitwerken en versturen van de notulen van de vergadering.



Technisch beheer

AdviPlan is al meer dan 25 jaar een VvE-beheerder met veel bouwkundige expertise in huis.

Wij zijn in veel gevallen toegerust om zelf onderzoek uit te voeren en bestekken en tekeningen te produceren. Ook kunnen wij in eigen beheer verbouwingen en nieuwbouwprojecten uitvoeren. Daarnaast beschikken wij over een netwerk van specialisten om ons te ondersteunen.

Meerjaren onderhoudsplan

Een MeerJarenOnderhoudsplan, ook wel MJOP genoemd, is een instrument om de onderhoudskosten van een gebouw in beeld te brengen.

In de standaardvorm is het gebaseerd op een visuele inspectie en standaard onderhouds-en vervangingsintervallen gekoppeld aan standaardprijzen.

Het doel van het MJOP is het gebouw in goede conditie te houden. Verbeteringen, veranderingen en/of verfraaiingen zijn hier in beginsel niet in meegenomen, maar dit is in overleg natuurlijk mogelijk.

Het duurt gemiddeld twee jaar – is onze ervaring – om een gebouw goed te leren kennen.

In de loop der tijd evolueert een MJOP en wordt het steeds beter op de specifieke eigenschappen van het gebouw en aan de wensen van de VvE aangepast. Een MJOP is dus een uitstekend hulpmiddel dat, bij een goede VvE-beheerder, in de loop van de tijd steeds betrouwbaarder wordt.

Voor het opstellen van een MJOP worden de volgende werkzaamheden uitgevoerd:

Een visuele bouwkundige inspectie van de onder de VvE vallende delen van het gebouw, voor zover deze veilig bereikbaar zijn. Dit betreft onder andere de volgende onderdelen:

alle gevels incl. kozijnen, deuren en ramen;
de daken inclusief goten, dakkapellen en schoorstenen;
portieken, balkons, galerijen en trappenhuizen;
standleidingen, hemelwaterafvoeren en indien bereikbaar: de kruipruimte, enz.;
exclusief installaties waar specifieke expertise voor nodig is.

Deze werkzaamheden worden zonder speciale hulpmiddelen uitgevoerd. Indien het werk aanleiding geeft tot nadere inspectie met behulp van een hoogwerker, steiger of bijvoorbeeld een rioolcamera, of wanneer er destructief onderzoek noodzakelijk is, worden de kosten hiervan na een goedgekeurde prijsopgave of in regie als meerwerk apart in rekening gebracht.

Het opstellen van een rapportage op basis van de bij de inspectie geconstateerde onderhoudsstaat, aangevuld met het benodigde reguliere onderhoud. Deze rapportage bevat de volgende onderdelen:

een overzicht van de bouwkundige onderdelen inclusief de hoeveelheden;
een overzicht van de geconstateerde bevindingen met betrekking tot de staat van onderhoud van het gebouw, voorzien van foto’s;
een MJOP voor een periode van 15 jaar. Gebaseerd op de te verwachten levensduur en onderhoudsintervallen worden de terugkerende onderhoudswerkzaamheden vastgelegd met de bedoeling de levensduur van de betreffende onderdelen te verlengen. Het plan bestaat uit een jaarlijkse planning van uit te voeren werken met een kostenraming.

Om het MJOP actueel te houden worden de volgende werkzaamheden uitgevoerd:

Jaarlijks wordt het plan op grond van de veranderingen in de bouwprijzen geïndexeerd. Nota bene: fluctuaties van bouwprijzen in het voorgaande jaar kunnen afwijken van die in het lopende jaar.
Er wordt jaarlijks een plan opgesteld met daarin de in dat jaar uit te voeren werkzaamheden.
Dit jaarplan wordt met het bestuur besproken en op de ALV toegelicht.
Het MJOP zelf wordt inhoudelijk op basis van een tweejaarlijkse visuele onderhoudsinspectie, ondersteund met foto’s, actueel gehouden.
Wanneer er bouwkundige gebreken worden geconstateerd, kunnen deze eventueel in het MJOP worden opgenomen als stelpost of onderzoekskosten.

Bij het opstellen van een MJOP gaan we ervan uit dat er bruikbare bouwtekeningen aanwezig zijn.

Mocht dit niet het geval zijn dan kan AdviPlan in nieuwe tekeningen voorzien.